【支払証明書エクセルテンプレート】領収書がないときの経費処理はどうしてますか?

小さい会社の支払証明書

領収書がないときってどうしたらいいの?
経費に計上しても問題ないの?

 

こんにちは、小さな会社の事務員 水口愛子(みなくちあいこ) です(^^)/

領収書がない支払いって、実際のところときどきあります。

例えば冠婚葬祭。一番多いのは御香典じゃないでしょうか。
領収書なんてあるはずがありません。

他にも、打合せなどのとき自動販売機で購入した飲み物や、バスや電車の交通費など。

テレビのドラマでは厳しい経理担当者が、「領収書がないものは経費には認められませんからねっ!」なんて言ってるシーンがあったりしますが、そんなことありません^^

領収書がないときは、確かに支払いましたという証明書「支払証明書」を作成しましょう!

市販の出金伝票でかまいません。

このページに私の作ったエクセルテンプレートがありますので、使いやすそうだったらぜひご利用ください♪

 

支払証明書とは

jimu事務員

 

支払い方法や状況によって領収書が発行されない支払いについて、支払いの証拠となる領収書の代わりとなる書類のことです。

 

レシートはあるけど領収書はない場合は?

レシートで全然OKです!支払証明書は必要ありません。

なんなら何を購入したか細かく記載されてるレシートの方が、チェックする場合にもわかりやすい面もあります。

お店によってはレシートが領収書の代わりですと印字されてたりもしますよね。感熱紙で字が消えてしまうこともあるので、お日様のところにさらしてたり、水に濡らしてしまうことのないよう取り扱いましょう。

私の会社ではレシートで経費計上してますよ^^
これまでなんの問題もありません!

領収書を紛失した場合にも支払証明書は使える?

一番いいのは再発行してもらうことです。

「領収書の再発行はできません」と言われる場合もありますし、再発行に伴う収入印紙の請求があるかもしれませんが、再発行してもらえないか問い合わせてみましょう。

それが無理なら、支払証明書の作成をして対応します。
そういうことが頻繁にあると、管理がきちんとできてない会社だなってことで、厳しくチェックされることもあるかもしれないので、領収書は紛失しないよう速やかな処理と管理を心掛けましょう。

領収書がない支払い金額が税込3万円を超えるとき

金額が大きくなると、領収書が交付されなかった理由や支払い先の住所などを明記する必要があります。

 

支払証明書テンプレート

小さい会社の支払証明書

紙をカットする手間を最小限に、ゴミがでないように考えて作ってます(^^)/

1枚の印刷で6枚の支払証明書ができるタイプと、4枚の支払証明書ができるタイプの2パターンを用意しています。

せっかくエクセルで自分の会社専用の支払証明書を作るので、会社名を入れられるようにしています。まずはそこをご自分の会社の名前に変更して保存し、原紙にしてくださいね。

エクセルで開きます ちいさな会社の支払証明書

テンプレート情報

作成バージョン:エクセル2010
用紙サイズ:A4横(6枚タイプ)、A4縦(4枚タイプ)
演算式:なし
シート数:2
その他:印刷して使ってください。

支払証明書テンプレートの使い方(書き方)

小さい会社の支払証明書

印刷してカットした用紙を準備しておき、領収書のない支払いが発生したときに、必要事項を書き込んで使用します。

必要事項は①~④の項目です。

① 支払日 … 実際にお支払いをした日
② 支払先 … 会社名、個人名、自動販売機など
③ 支払額 … \***.- または 金***\ と記入
④ 摘 要 … 香典、打合せのコーヒー代、公共機関での移動費など

 

注意点と領収書の保存について

領収書がなくてもいいんだ!というわけではありません。

基本はレシートや領収書などが必要です。
紛失しても支払証明書があるから大丈夫というような安易な考えはダメですよ。

支払証明書は領収書の発行がないものに対して使うものです。
支払証明書を作成することで「ちゃんとお支払いしました」という記録を残しておくのです。

 

経費の領収書の保存について

私はスクラップブックに貼り付けて保存しています。

昔の領収書を見直すことがないなら、1ケ月分を封筒にひとまとめして、さらに1年分を大きい封筒にまとめておく方法でもOKです♪

封筒ではなく、箱にまとめると整理しやすいかもしれませんね。

保管方法に決まりはなく、キレイに貼り付けなさいと注意されるわけでもありません^^

 

但し!保管期間はきちんと守りましょう。

領収書の保存期間:7年

 

支払証明書があれば必ず経費として認められるわけではありません。
税務調査で経費として認められませんと言われるかもしれません。

ただそれは、支払理由によるものが大きいと思います。そもそも経費として認められないものを、支払証明書で経費にしようとしても無理ですからね。

経費を支払って、支払証明書を作成した場合で、私は注意されたことはありません。

 

まとめ

  • 領収書の発行がない支払いを経費計上するときは、支払証明書を作成。
  • レシートがあればOK。必ずしも「領収書」でなくていい。
  • 領収書の保管は7年
  • 保管方法は、貼り付けてもいいし、月ごとを1年単位でざっくり袋詰めでもOK。

 

私がエクセルで作った支払証明書、お役に立てたらうれしいです(^^)/