【小さな会社の事務】FAXの送付状つけてますか?シンプルなデザインのテンプレート作りました

お疲れ様です。

小さな会社の事務員 水口愛子(みなくちあいこ)です☺

 

今回はファックスを送るときにつける、送付状のエクセルテンプレートを作ったのでご紹介します。

 

ファックスを送るとき、送付状ってつけてますか?

ビジネスマナーとしてFAXを送るときには送付状をつけます。

内容を示し送る枚数を記入することで、送受信がきちんとできたかの確認になります。

 

FAX送付状のテンプレートを準備しておけば便利です。

印刷しておいて手書きしてもいいですし、データを保存しておいて、パソコンで必要なところだけ入力するのでもOk。

私がエクセルで作成したテンプレートをご紹介しますので、ぜひ使ってください。

シンプルに作ったので使いやすいと思います♪

 

FAX送付状エクセルテンプレートはこちら

 

縦バージョンと横バージョンがセットになっています。

1枚で送るときは迷わず縦バージョンを使ってください。

送付状として最初につけるときは、送る書類に合わせて縦か横を選べるように、2種類用意しています。

向きは揃えた方が見やすいですからね♪

ファックスはどうしても文字が潰れやすいので、文字は大きめで背景などはシンプルなものがおすすめです。

 

エクセルで開きます:FAX送付状

 

作成ポイント

日付は「TODAY関数」を入れてあるので、エクセルを開くと、その日の日付が自動で入力されます。FAXは作ったその日に送ると思うので、自動入力は便利だと思いますが、もし不要の場合はDeleteで消してくださいね。

 

 

テンプレート情報

作成バージョン:エクセル2016
用紙サイズ:A4縦・横
関数:あり(TODAY)
シート数:2
その他:

テンプレートの説明

 

  1. 日付はTODAY関数で自動入力
  2. 送付先は都度入力してください。
  3. 枚数を入れてください。
  4. ご自分の会社の情報に変えて、それを原紙にしてください。
  5. ファックスを送るときは何についての用件かわかるタイトルをつけてください。
  6. クリックするとチェックが入ります。

簡単な表などが作成しやすいよう、セルの横幅は狭めにしてあります!

 

まとめ

送り先のファックス事情ってわかりませんよね。

1日にたくさんファックスが届くかもしれません。

それこそ、小さい会社で事務員さんもいないところだと、後でまとめてチェックするかもしれません。

送付状は、「どういう内容のファックスを誰宛てに何枚送ったのか」を相手に分かりやすく伝えるアイテムだと思います。

5枚送ったと書いてあって、4枚しか届いてなかったら、「1枚届いてないみたいなんだけど?」と気付いてもらえますし、ファックスがたまった状態だと、どこまでが誰宛てのものか分かりにくいはずです。

 

1枚で用件がすむ場合だと

いつもお世話になっております。という挨拶文が入ってると、用件のみササっと書いてすぐ送ることができます。

テンプレートはあったら便利です♪

 

もし会社にロゴがあったり、会社のイメージが伝わるようなイラストなどがあればそれを使って、自分の会社オリジナルのファックス送付状にしてみてくださいね^^

 

今日もお疲れ様です(。-人-。)