小さい会社の事務員が作る「忘年会のご案内」【エクセル無料テンプレートあり】

2018年11月2日

 

忘年会シーズンが近づいてきました。ということは、忘年会の案内を作成しなくてはいけません!

うちは従業員4人の小さい会社ですが、関係業者さんを呼んで開催するので結構な人数での忘年会なんですよ。

なので「案内」は必要だし、毎年作ってFAXしてます。
(メールではなく、Fax)

 

忘年会の案内を出す時期

11月に入ったら会場探しを始めます。特に人数が多い場合は会場が押さえられないと、忘年会そのものができなくなる可能性が出てしまいます。

それに、社外の方を呼ぶ忘年会の場合、相手のスケジュールがどんどん埋まってしまうので、「その日は別の忘年会が入ってしまって」と残念なお返事をもらうことになりかねません。

  11月に入ったら忘年会の準備をスタートさせましょう!

 

忘年会のお知らせの書き方とテンプレート

忘年会のご案内

最初の頃は気合い入れて、毎年違うパターンの案内を作ろうとしてたんですが、もらう方は昨年の案内がどんなデザインだったかなんて覚えてないんですよね(^^;)

要は、日にちや場所などの情報が分かりやすく伝わることが一番の目的なので、毎回決まったカタチの案内文で十分なのです。

 忘年会のご案内はパターン化させちゃいましょう。

 

忘年会の案内【エクセルテンプレート】

忘年会の案内に時間をかけたり悩むのはもったいない!

テンプレートを使って簡単に作りましょう。案内文に力を入れるより、会場の準備や出欠の管理など、他のことに時間を使う方が賢明です!

挨拶はその年の気候や仕事内容に応じてアレンジして、あとはイラストを変えるだけでOK。

Excelデータ:忘年会の案内

私が作った忘年会の案内テンプレートです。よかったら時短にお役立てください♪

※シートが2枚あります。大きいイラストを使う場合と、小さめイラストの場合とで使いやすい方をどうぞ。

案内にワンポイントでイラストを入れるなら、無料で使える素材サイトで探せます。

 

案内にイラストを入れたい!そんなときは無料で使える素材サイトを利用しましょう

ネットでみつけた画像を勝手に使うのはいけません。

無料で使える素材サイトがあるのでそこを利用すると便利です。

素材サイトによってガイドラインが違うので、素材サイトをみつけたら「利用規約」に目を通すようにしてくださいね。

 

自由度が高く、イラストの種類がたくさんあるのが、イラストAC と いらすとや です。

「いらすとや」は使いたい画像上で右クリックして、画像を保存すればOK。

※画像やイラストは自分のパソコンに保存して使うのがマナーです^^

  • 「いらすとや」の”忘年会”の検索結果のページはこちら

 

私がよく利用するイラストACは会員登録が必要です。といってもアドレスを登録するだけだし、使うアドレスもヤフーなどのフリーアドレスでできます。

イラストってなにかと必要になるので登録しておくと便利ですよ。

 

イラストACでみつける

忘年会のイラストを探すとき、私は【イラストAC】をよく利用します。

サイトからイラストをダウンロードする方法が分からないときは、私のやり方を説明したページを参考にしてみてください^^

 

検索ワードとしては「忘年会」「居酒屋」「乾杯」など。料理が決まってるなら料理名で検索するのもいいですね!

すぐにイラストが探せるよう検索結果のページをのせておきます。

  • 「イラストAC」の”忘年会”の検索結果のページはこちら
  • 「イラストAC」の”飲み会”の検索結果のページはこちら
  • 「イラストAC」の”鍋”の検索結果のページはこちら

 

FAXでご案内を出すときの注意点

気合を入れてカラーで作っても、FAXだと色が却ってマイナスになってしまうことがあります。色が潰れるといいますか。なので色の調整をしておくといいと思います。

 

忘年会のご案内をFAXで出すとき

 

エクセルなら簡単にできます★

  1. イラストを選択します。
  2. 「書式」ツールがでます。
  3. 「色」を選択します。
  4. 彩度やトーンなど、いろいろなパターンがでますから、好みの色合い見本をクリックすると、イラスト画像が変更されます。

 

忘年会当日までに準備するもの

  • 出席者一覧(出欠の確認と参加費の徴収をチェックするため)
  • 領収証
  • ビンゴなどする場合は必要道具と景品(紙袋)
  • おつりが必要な参加費の場合は、事前に両替しておきます
  • 筆記用具と集めた参加費を入れておく袋など

 

忘年会当日

当然ですが、受付開始時間よりも15分から30分前には会場に行きましょう。
お店の方との最終確認や、受付の準備をします。
参加費の受け取りと領収書を渡す時間をスムーズにするため、領収書はあいうえお順に並べるなど分かりやすくしておくといいですね。

席は、来た順に好きなところに座ってもらう、固定にする、くじで決める、のどれにするかで受付での案内は変わりますが、到着した方から速やかに席に着いていただけるようにします。

うちは好きなところに座ってもらう方法です。

私は最後に空いてるところに座ります。

 

さいごに

うちの忘年会は、従業員4人の小さい会社ですが、関係各位の参加人数が多いのでだいたいホテルなどでします。
社長の奥さんと私で、店の予約と案内、参加費の受け取りとお店への支払いをし、社長と男性社員は、忘年会の進行や会での挨拶を行って役割分担しています。

 

余談ですが、仕事は制服なので着ていく服に毎回悩まされてる私。

毎年体が大きくなってるのも理由のひとつです(^^;)

主催者側なのでラフな格好はNG。
男性陣はみなスーツで行きます。
仕事は制服(作業着?)なので、年に1、2回の私服を見るチャンスです!

女性は、社長の奥さんと私なので、なんというか貧富の差が表れる気がします(笑)

スーツで行ったときは、やはりちょっと堅苦しい感じがしたので、ワンピースとジャケットくらいが一番しっくりきます♪
もしくは、ニットとスカートですね。

忘年会の案内を作成したら、着ていく服のこともぼんやり考え始める時期なのですw

ぶっちゃけ、会社の忘年会なんて楽しくはないですがこれも仕事です。がんばりましょう!

 

2018年11月2日テンプレート

Posted by 水口愛子(みなくちあいこ)