小さい会社の事務員が作る「忘年会のご案内」【エクセル無料テンプレートあり】

2018年1月2日

小さな会社の事務員 水口愛子(みなくちあいこ) です(^^)/

 

忘年会シーズンが近づいてきました。
ということは、忘年会の案内を作成しなくてはいけません!

うちは従業員5人の小さい会社ですが、関係業者さんを呼んで開催するので結構な人数での忘年会なんですよ。なので「案内」は必要だし、毎年作ってFAXしてます。(メールではなく、Fax)!

 

忘年会の案内を出す時期

 

11月に入ったら会場探しを始めます。特に人数が多い場合は会場が押さえられないと、忘年会そのものができなくなる可能性が出てしまいます。

それに、社外の方を呼ぶ忘年会の場合、相手のスケジュールがどんどん埋まってしまうので、「その日は別の忘年会が入ってしまって」と残念なお返事をもらうことになりかねません。

11月に入ったら忘年会の準備をスタートさせましょう!

 

忘年会のお知らせの書き方とテンプレート

忘年会のご案内

最初の頃は気合い入れて、毎年違うパターンの案内を作ろうとしてたんですが、もらう方は昨年の案内がどんなデザインだったかなんて覚えてないんですよね(^^;)

忘年会のご案内はパターン化させちゃいましょう。

挨拶はその年の気候や仕事内容に応じてアレンジして、あとはイラストを変えるだけでOK。
案内文に力を入れるより、会場の準備や出欠の管理など、他のことに時間を使う方が賢明です!

 

Excelデータ:忘年会の案内

私が作った忘年会の案内テンプレートです。よかったら時短にお役立てください♪

 

イラストを探すときに、以前書いた記事がお役に立つと思いますのでよかったら。

おすすめ記事:【商用利用OK】私が利用している無料(フリー)イラスト・写真素材サイト

検索ワードとしては「忘年会」「居酒屋」「乾杯」など。料理が決まってるなら料理名で検索するのもいいですね!

 

FAXでご案内を出すときの注意点

 

気合を入れてカラーで作っても、FAXだと色が却ってマイナスになってしまうことがあります。色が潰れるといいますか。なので色の調整をしておくといいと思います。

忘年会のご案内をFAXで出すとき

 

エクセルなら簡単にできます★

  1. イラストを選択します。
  2. 「書式」ツールがでます。
  3. 「色」を選択します。
  4. 彩度やトーンなど、いろいろなパターンがでますから、好みの色合い見本をクリックすると、イラスト画像が変更されます。

 

忘年会当日までに準備するもの

 

  • 出席者一覧(出欠の確認と参加費の徴収をチェックするため)
  • 領収証
  • ビンゴなどする場合は必要道具と景品(紙袋)
  • おつりが必要な参加費の場合は、事前に両替しておきます
  • 筆記用具と集めた参加費を入れておく袋など

 

忘年会当日

 

当然ですが、受付開始時間よりも15分から30分前には会場に行きましょう。
お店の方との最終確認や、受付の準備をします。
参加費の受け取りと領収書を渡す時間をスムーズにするため、領収書はあいうえお順に並べるなど分かりやすくしておくといいですね。

席は、来た順に好きなところに座ってもらうか、固定にするかくじで決めるかによって受付での案内は変わりますが、到着した方から速やかに席に着いていただけるようにします。

 

さいごに

 

うちの忘年会は、従業員5人の小さい会社ですが、関係各位の参加人数が多いのでだいたいホテルなどでします。
社長の奥さんと私で、店の予約と案内、参加費の受け取りとお店への支払いをし、社長と男性社員は、忘年会の進行や会での挨拶を行って役割分担しています。

余談ですが、仕事は制服なので着ていく服に毎回悩まされてる私。

毎年体が大きくなってるのも理由のひとつです(^^;)

主催者側なのでラフな格好はNG。
男性陣はみなスーツで行きます。
仕事は制服(作業着?)なので、年に1、2回の私服を見るチャンスです。

女性は、社長の奥さんと私なので、なんというか貧富の差が表れる気がします(笑)

スーツで行ったときは、やはりちょっと堅苦しい感じがしたので、ワンピースとジャケットくらいが一番しっくりきます♪
もしくは、ニットとスカートですね。

忘年会の案内を作成したら、着ていく服のこともぼんやり考え始める時期なのですw

 

 

2018年1月2日

Posted by 水口愛子