【小さい会社の事務員】年末年始など長期休み中の郵便物の配達を止める方法

 

早いものでもうすぐ今年も終わりです。

「そういえば昨年、年末年始の郵便物を止める手続きしてなかったから、ダンボールで簡易ポスト作ったっけ!」と思い出しました!

うちの会社のポスト、すごく小さいんです(^^;)

同じことになってはいけないので、こんなギリギリですが、郵便の配達を止める手配をしようと思います!

 

郵便物の配達を止めるには「不在届」を郵便局に出します

郵便局に「不在届」を提出することで、届出の住所に配達される郵便物を、届出期間の間、郵便局にて保管してくれ、届出期間が終了したらまとめて配達してくれます。

 

前日までに届出ればOK
ただし、配達局以外の最寄りの郵便局に届出をだす場合は、最終便の時間によってかわってきます。
 配達局を調べる https://www.post.japanpost.jp/shiten_search/

注意点

  • 電話での手続きはできません。
  • 止めれる期間は最長30日間。
  • 届け出住所全部の郵便物が対象。一部の郵便物のみ止めることはできない。
  • 不在届の受付後「不在届受付確認票」が届く。
  • 不在届期間中に在宅者がいると判明した場合、郵便物が配達される。

 

「不在届」の用紙と手続きのやり方

 

「不在届」の作成方法

 手順  「届出日」 ➔ 「住所、氏名(会社名)、電話番号を記入」 ➔ 「不在期間を記入」 ➔ 押印

記入箇所は上側1/3です。

一番下に、届出た期間をメモするところがあります。

用紙のダウンロード

 不在届PDF https://www.post.japanpost.jp/question/fuzai/absent_report.pdf

郵便局に行けば用紙があります。または日本郵便のホームページからダウンロードできます。

 

ワードのテンプレートを作成しました。
テキストボックスで住所や氏名(会社名)などを記入できるようにしたものです。

ひとつ雛形として作成しておいて、日付と日にちだけ手書きで記入してもいいし、その都度印刷してもOK。ご自由にお役立てください^^

 不在届ワード 郵便不在届

 

持っていくもの

関係ない第三者が勝手に届けを出すことを防ぐため、届出の際には本人確認できる書類が必要です。

それは理解できるけど、疑問になるのが会社の不在届を出す場合。

お客様サービスセンターと、届出を出す郵便局の2か所に確認してみました!

 

持参するもの:サービスセンター回答

  • 会社名が入ってる健康保険証があれば本人確認できます。

持参するもの:最寄りの郵便局の回答

  • 会社名の確認できるもの:名刺、名札、社員証
  • 運転免許証
  • 会社の印鑑と届出者の認印

(⊙_⊙)多いなっ!笑

私が「名刺も名札も社員証もないです」と答えると困った感じだったので、「コールセンターでは会社名の入った保険証で大丈夫だと言われました」というと、「会社名が入った保険証なら問題ありません」とのことでした。

印鑑は一応念のためって言われましたが、まぁ、備えあれば患いなしですよね。

これだけ持っていけば完璧でしょう!

 

長期連休の間の郵便物は、ポストにたまってしまうため、心ない人が盗るなんてことがないとも限りません。

郵便物がたまってると「不在」をアピールすることにもなるので、年末年始などは郵便物をストップさせておくと安心です。

もちろん、この不在届は個人のおうちでも同じように手続きができます。

 

 

あとがき

確か以前は、「年末年始の郵便物の配達をどうしますか?」という内容のハガキが、郵便物と一緒に届いてた気がするんですが。サービスなくなったのかしら。

本人確認の壁が大きくなったせいかもしれませんね…。

 

ちなみに。

うちの場合は28日が仕事納めで29日から休みになります。

この場合、いつまでに届けを出せばいいのか質問したところ、前日の4時半までとのことでした。
これは、最寄りの郵便局が、配達局への集配の最終便が4時半だからだそうです。
念のために27日中に出していただけると助かりますとお願いされました。

 

今日もお疲れ様です(。-人-。)

 

あとがき2

今年は担当の配達員の方が「年末年始の郵便はどうしますか?」と聞きにきてくれました!

27日のことです。

郵便を止めて欲しい期間を口頭で伝え、出せるようだったら不在届を出してもらったら安心ですと言われたので、28日に届けを出しました。

年が明けて会社に出勤すると、「不在届受付確認票」がポストに。

無事に、年末年始の休日の間の郵便物を止めることができました。

 

今日もお疲れ様です(。-人-。)

 


 

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Posted by みなくちあいこ