【小さな会社の一人事務員になったら】引継ぎで前任者に確認したいこと!

小さな会社の一人事務員になったら、前任者に確認しておきたいことをまとめてみました。

 

はっきり言って!
親切丁寧な引き継ぎ書なんて期待してはいけません。
してくれたらラッキーと思って、前任者に感謝してくださいw

私が今働いてる会社には、前任者が20年勤務していましたが、メモ紙1枚も用意してくれていませんでした。

「私、人に教えるのが苦手なの。」と、実際大したことは教えてもらえなかったです。
(これについて愚痴り始めると止まらなくなる。笑)

 

辞める人に多くを期待しては、後で自分が困るだけです。

なので1日でも数時間でも引継ぎ時間がある状況なら、積極的に自分から質問しましょう!

私がよく確認する項目をまとめたので、参考にしてみてください^^

エクセルテンプレートも作成したので、印刷して使ってくださいね。

 

辞める人は会社のことはどうでもいいと思ってる

言葉がキツすぎますが、大なり小なりこんな気持ちです。特に会社に不満があって辞める場合は。

例えば私ですが、前任者にはメモ紙1枚もらっていません。(2回目。笑)

20年も働いていたのに!です。

引継ぎ期間は2週間くらいありましたが、ざっと説明された後は「実際にやって覚えて」と、こちらが質問したことに答えるというシステムでした。

質問しなければ何も教えてくれません。(前任者は引継ぎの期間、ほとんどの時間をタブレットでネットみてましたよ!)

時間はたっぷりあったのに、前任者は自分の私物もあちこち残して去っていきました。

自分がいなくなった後のことが心配だったら、こんな引継ぎはしないと思います。

 

結局、一人になってから試行錯誤して自分なりに仕事を覚えたところが大きく、効率よく仕事をするために努力したこともたくさんあります。

私が辞めるとき、前任者と同じ内容の引継ぎは責任持ってしますが、それ以上のことをするかどうかは分かりません。

辞めるときの理由や社長への気持ちに大きく左右されるでしょうね。

 

これまでも私は自分用のマニュアルを作るのが好きで、それを見た人に「辞めるとき置いていってほしい」と言われたことがあります。

仕事が終わってから、自宅でコツコツまとめたノートです。

それで後任者の人はスムーズに仕事ができたかもしれませんが、私にはなんのメリットもありません(笑)

 

私みたいなダークな人はあまりいないと思いますが、色々な理由で、手取り足取り引継ぎしてもらえないことがある、ということは知っておいて損はないと思います。

 

前任者に確認しておくポイントは3つ!

時間がないときも、今から伝える3つを確認しておくと安心です。

引継ぎがしっかりあってもなくても、実際にやってみないと覚えられないのは一緒。分からないところや悩む場面は必ずでてきます。
そのときに何を見ればいいのか、誰に聞けばいいのかをきちんと確認しておくことが大事です。

  1. 自分がするべき業務内容の確認と、それらの過去書類の保管場所
  2. 日常の事務作業以外の業務や雑用の確認
  3. 主な取引先と顧客、銀行の担当者、担当税理士、ネット(PC)コピー機の担当業者

仕事に関しては、前回の書類で確認できることが多いので、保管場所は必ず確認しておきます。

あとは、分からないことを聞く相手についても確認しておきます。

税理士さんとパソコンやネット関係の担当者は絶対に聞いておいてください!

日常のことや雑用などは、前任者に確認しておく必要があるので、思いつく限り質問しておきましょう。

私の思いつく質問事項をまとめてみました。

 

5つのサイクルで確認する

仕事内容についてはそれぞれ異なるので、求人に記載されている内容や、面接のときに言われたことを確認して、聞きたいことをリストアップしておきます。

まずは自分がする仕事内容をきっちり教えてもらうのが一番です。

前任者がやってる手順で、一連の流れをやって見せてもらいます。

小さい会社は雑用もあるので、事務仕事と雑用を含め5つのサイクルで確認するとモレがありません!

  1. 1日の流れ
  2. 1週間の流れ
  3. 1ケ月の流れ
  4. 1年間の流れ
  5. 数年に1度のこと

 ①1日の流れ

出社してから退社するまでの一連の流れをメモしていきます。

  • 出社時間の目安
  • 朝来たらすること(鍵・セキュリティ・電気のスイッチなども確認)
  • 掃除
  • ゴミ出し(場所)
  • 郵便物(受信・発信の記録は?)※郵便局やポストの場所なども
  • 休憩・お昼のお茶出し
  • タオルなどの洗濯
  • 戸締り

など。

流れを確認したら毎日の業務に必要なことも質問しておきます。

  • 電話について、よくかかってくる人、注意する人
  • 取引業者リストや顧客リスト(時間があるとき名前をなんとなくインプットする)
  • コピー機の使い方
  • FAXの使い方
  • 備品の購入(購入方法、購入先)
  • 過去の書類の保管場所
  • 観葉植物があれば水やりの回数

業務に関係する社外の人などを確認します。

  • 取引銀行と担当者
  • 担当の税理士や社会保険労務士など

 

②1週間の流れ

曜日によってすることがある場合がないか確認。週始めと週終わりなど。

 

③1ケ月の流れ

月初め、月末は特に念入りに確認します。

支払い日の確認、支払い方法。
支払い日が休日の場合、前営業日になるのか翌営業日になるのか。
振込手数料についても聞いておくといいです。

 

④1年間の流れ

年に1回または数回することがないか確認します。

一番は「決算」について。
担当の税理士さんがいると思いますが、準備するものなど聞いておくと安心です。

あとは

  • 暑中見舞い
  • 年賀状
  • お中元・お歳暮
  • 忘年会

名簿や案内、ハガキの作成方法など。

イベントのこともさらっと確認しておくといいかもしれません。
誕生日とかバレンタインとか!

自分の中で「する」「しない」が決まっていて、過去はどうでも関係ないなら聞かなくてもいい内容です。

ちなみに、私は「しない」と決めて前任者にも聞きませんでした!

 

⑤数年に1度のこと

税務調査について、前任者がいるときに税務署の人がきたなら、いつ来たか、準備するものはあるか、気をつけることはあるか聞いておきます。

これも担当の税理士さんがいれば、お任せしておけばいいし、どこの会社にも数年に1回のサイクルであります。

日々の業務をきちんとしておけば何も問題はありません^^

 

引継ぎマニュアル作成のためのテンプレート【エクセル】

引継ぎを効率良く行うために、エクセルでテンプレートを作成しました。

確認したいサイクルごとと、質問しておきたい項目を一覧したものです。

これも聞いておきたいなってことを付け加えて、短時間で効率よく前任者から情報を聞き出しましょう!

 

エクセルテンプレートはこちら

 

  開く  引継ぎ確認テンプレート

 

作成ポイント

仕事を覚えるにはメモをとりまくること!
私はA5のルーズリーフを利用しているので、テンプレートもA5で作成しました。
ルーズリーフだと、後で順番を入れ替えることができるのでお勧めです。

 

 

テンプレート情報

作成バージョン エクセル2016
用紙サイズ A5縦
演算式:関数 なし
シート数 6
その他

 

最初に書いたメモは、いつまでも心強い仕事の支えになります。

自分にしか読めない字が、意外に記憶にも残りやすいようで、(確かあのへんに書いた気がする)と、どこに書いてあったかも覚えてたりします。

自分だけのマニュアルを作りに、ぜひ役立ててください!

 

 

あとがき

小さい会社の事務員に、それも一人事務員になったら。

「前の人が辞めるまでに仕事ちゃんと教えてくれるのかな」って不安になりますよね。

社長に聞けばいいでしょと思うかもしれませんが、「任せてたから分からない」という社長も多いんです。うちの社長もそうでした。

不安を前向きに変えて、相手任せにしないで自分から聞きたいことをどんどん質問しましょう!

攻撃こそ最大の防御です!ww

そのためには、何を聞いたらいいかを事前に把握しておくと、確認作業が効率良く進みます。

 

小さい会社の事務仕事は、だいたい同じようなことを繰り返しているものです。

まずは1日、そして1週間。

1ヶ月、3ヶ月、半年を過ぎる頃には、なんとなく流れが掴めてきます。

1年過ぎればワンサイクルの流れを経験したことになるので、余裕が出てきます。

 

一度聞いても、わりとすぐ忘れてしまうもの。

限られた引継ぎ期間に聞いたことは、とりあえず漏らさずメモっておくことが大切です!

 

お互いに頑張りましょう(。-人-。)

 


 

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Posted by みなくちあいこ