エクセルかワードか!小さな会社の事務員に必要なのってどっち?!

事務の仕事に就くとき、どれくらいパソコンができればいいのか悩みますよね。

小さい会社だと「未経験OK」の募集もあって、パソコンができなくても大丈夫なのかなって思う人もいるかもしれません。

未経験OKというのは、今現在できなくてもいいよって意味で、仕事しながら覚えてねってことです。

事務作業にパソコンは必要不可欠。

事務の仕事に就くなら「できません」で終わらせることはできません。

「今はあまり得意ではありませんが勉強します」と前向きな姿勢が必要です。

 

事務員に必要なパソコンスキルには、大まかに「エクセル・ワード・パワーポイント・メール」の4つがあげられますが、小さい会社でパワーポイントができないと困るというところは多くないと思います。

仕事で必ず必要なのはメールと、エクセル・ワードです。

では、エクセルとワードはどっちの方が必要度が高いのか、どれくらいできれば困らないのかについて、現役の小さい会社の事務員が考えてみました。

 

パソコンスキルはあった方がいい。じゃエクセルかワードのどっちが必要?!

最初にズバっと私の意見を言うなら、エクセルができた方が役に立ちます!

実際に私はほぼエクセルだけで、仕事をこなせてきたからです。

エクセルは表を作ったりグラフを作ったり、計算をするのに力を発揮するソフトですが、得意ではないといいつつ文書を作ることもできます。

私はこのブログの中でも、忘年会の案内などの文書をエクセルで作ってテンプレートとして公開しています。

つまりエクセルはワードの代わりもできるってことです。それなりにって意味ですけどね。

エクセルとワードは得意分野が違う

エクセルで文書を作ることはできます。実際、私も簡単なものはエクセルで作ってしまうこともしょっちゅうあります。

でももし文書作成が多い仕事なら、ワードもできる方がいいですね。

文書の美しさは歴然!

社内間で文書のやりとりがある規模の会社だったり、頼まれて文書を作成してデータを提出する場合などは、エクセルとワードどっちを使うかは自分だけの問題ではなくなってきます。

「なんでもかんでもエクセルで作る人っているけどやめてほしいよ!」と言ってるのを聞いたことがあって、なんでもかんでもエクセルで作ってた私は(エクセルで作るとそんな風に思われるんだ!)と汗が出たことがあります。それは私に対して言ったものではなかったけど、自分も”なんでもかんでもエクセル”だったので、誰かに同じように思われているんだろうと重ねたわけです。

反対に、なんでもエクセルで作る人には「エクセルで作れるんだからワードにこだわらなくていいじゃない!」となんでもエクセルを貫き続ける人もいます。

本来は、エクセルもワードも使える方がいいです。

どれくらいできれば困らないの?と悩むより、一番大切なのは「自分で調べる」スキル

仕事内容によって困らないレベルは違います。

私の仕事では、グラフを作る必要がないし、関数も難しいものは必要ありませんが、会社によってはグラフ作りができないと困る場合もあるでしょうしね。

どれくらいできれば困らないのかは、あまり意味がない悩みです。

それよりはできないことをできるようになろうと思う前向きな気持ちと、分からないことを調べるクセが大事!

パソコンって使ってないとどんどん忘れるんです。いくら勉強して一時は理解できても。(私だけ?笑)

パワーポイントの講習を受けたことがあったんですけど、勉強してるうちは意外に簡単にできたと喜んでたのに仕事で必要がないので使わないでいると、今はもう講習を受ける前と同じ気持ちです。

日々使うからこそ身に付くし、使ってるからこそ具体的な疑問がでてきます。

自分が分からなくて調べたことは理解度が全然違います。

パソコンスキルがあると効率よくできる

小さい会社の事務員は、表作りから文書作成まで、特別なエクセルの技術は必要なくとも様々な書類の作成を自分ですることになります。

パソコンスキルがあると何が一番違うかというと「時間」です。

同じ書類を作るのにAさんは30分でできるけど、Bさんは1時間かかるとなると、その差が積み重なって1日の仕事量に違いがでてきます。

知識が身に付くと、調べる時間が必要なくなるのでそこでも時短になりますよね。

自分に必要な知識を得るのは、結局自分のためです。

私は残業大嫌いなので、なんとしても時間内に終わらせたいわけです(笑)

ある程度できても、分からないことはでてきます。できてたことを忘れてることもあります。

なので今も調べるクセは必要不可欠です。

あと、パソコンスキルの中で私がおすすめする、身に付けると効率アップに役立つのはタッチタイピング。あと、テンキーで数字を打ち込むスキルもあると良いです。

「見ないで打とう」と意識していくだけで、指が場所を覚えていきます。

あとがき

事務員にはエクセルとワードどっちも必要ですが、それでもあえてどっちか選ぶなら、私はエクセルだと思います!

少なくとも、今の会社ではワードじゃないと仕事にならない!という場面はないです。

なんでもかんでもエクセルでやってきた私。

エクセルができると事務仕事は本当にとても捗ります。

 

就職・転職のときには、履歴書に書ける資格を取っておくとアピールポイントになります。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)が一般的です。

 公式サイト  https://mos.odyssey-com.co.jp

私はFOM出版の参考書で勉強して取得しました。

今現在、エクセルを使うことに自信がなくても、パソコンの電源を入れる、切ることができて、文字の入力とデータの保存ができるなら、「パソコンが嫌いじゃない」「分からないことを調べるのが苦じゃない」「エクセル興味ある!」という気持ちがあれば大丈夫です^^

就職前に少しでも自信をつけたいなら、MOSの参考書を一通りやってみるといいですよ。

 

Posted by 水口愛子(みなくちあいこ)